SeudonimaCómo una gestoría puede usar Claude sin exponer datos de clientes
Qué datos personales conviene no pegar en un asistente, y cómo revisar el texto antes de enviarlo.
Una gestoría usa Claude para revisar un escrito, una nómina o un contrato. El mensaje sale del ordenador. Esta nota explica el riesgo y cuatro hábitos. No es asesoramiento jurídico.
El problema
Claude Desktop funciona en tu PC, pero la conversación no se queda ahí. El texto que escribes y los archivos que adjuntas se envían al servicio de Claude. Quien opera ese servicio los recibe.
En el trabajo de una gestoría, el texto de un cliente casi nunca es solo una pregunta. Lleva un nombre, un número, una cuenta o una dirección. Si pegas el documento entero, esos datos salen con la pregunta.
El riesgo está en el envío, no en la duda. Preguntar si un cálculo cuadra se puede hacer sin identificar a la persona. Pegar la nómina completa para hacer esa pregunta identifica a quien cobra.
Lo que no escribes y no adjuntas no sale del equipo. Lo que pegas, sale.
Qué dejar fuera del mensaje
Antes de escribir, separa la pregunta de los datos de la persona. Si la respuesta no depende de quién es, no hace falta decirlo.
Estos datos identifican a alguien. No los pegues si no son necesarios para la pregunta:
- El nombre y los apellidos.
- El DNI o el NIE.
- El número de la Seguridad Social.
- El IBAN u otro número de cuenta.
- El correo electrónico y el teléfono.
- La dirección postal.
También identifica una combinación, aunque falte el nombre. Un puesto, una empresa y un sueldo pueden señalar a una sola persona en un equipo pequeño. Un contrato con fechas y un domicilio puede hacer lo mismo.
Quédate con el dato que la pregunta sí necesita. Un convenio, un tramo, un plazo o una cifra pueden bastar. El nombre de quien cobra, no.
Si dudas, déjalo fuera.
Cómo revisar el texto antes de pegarlo
Lee todo lo que vas a enviar. No basta el nombre del archivo. Abre el documento y recorre el cuerpo, las cabeceras y las notas al pie.
Haz la revisión en este orden.
- Busca nombres, documentos de identidad, cuentas, correos y teléfonos.
- Mira las tablas. En una nómina, el dato está en una columna, no en el título.
- Mira la firma y el pie. Ahí suele quedar un correo o un teléfono que no forma parte de la pregunta.
- Si adjuntas un archivo, cuenta con que sale entero. No sale solo el párrafo que te interesa.
- Si encuentras un dato que no hace falta, quítalo o cámbialo antes de enviar. Si no puedes quitarlo, no envíes ese archivo.
Pide a otra persona de la gestoría que lea el texto, cuando el caso sea delicado. Una segunda lectura ve el número que quedó en una esquina.
No envíes un PDF escaneado si tú no puedes leerlo. Si no lo lees, no sabes qué datos contiene ni qué va a salir.
Alias y marcadores
Si la pregunta necesita un sujeto, ponle un alias. Escribe «la persona A» o «el cliente 1». Usa el mismo alias en todo el mensaje, para no mezclar dos casos.
En un documento, cambia el dato por un marcador visible: [NOMBRE], [DNI], [IBAN], [CORREO], [TELÉFONO]. El marcador indica que allí había un dato. El dato no se envía.
El alias tiene que no identificar. Unas iniciales no sirven si en tu gestoría esas iniciales son de una sola persona. Un apodo que el equipo reconoce tampoco sirve.
La lista de qué alias es quién se queda en tu PC. No la pegues en el mismo mensaje. Si la pegas, el alias deja de ocultar.
Cuando vuelva la respuesta, cambia tú el alias por el dato real. Hazlo en tu equipo, al pasar el texto al expediente. No pidas al asistente que rehaga el texto con el nombre verdadero.
Revisa los ajustes antes de un caso real
Abre los ajustes de la cuenta y de Claude Desktop antes de pegar un caso de un cliente. No hace falta un caso real para esa revisión. Sirve un mensaje de prueba, sin datos.
Comprueba quién puede ver la conversación. Si la cuenta o el proyecto se comparte, el texto lo leen más personas de la gestoría.
Comprueba si el servicio guarda el chat. Comprueba también si ese chat se usa para entrenar. Si el ajuste existe en tu cuenta, léelo y déjalo como haya decidido la gestoría. No des por hecho el valor que viene de origen.
Comprueba qué ocurre al adjuntar un archivo o una captura. Si no puedes ver el contenido antes de que salga, no adjuntes el archivo. Escribe la pregunta con alias.
Cierra la sesión si el ordenador no es el tuyo. No dejes un cliente abierto en un equipo del mostrador. Un mensaje a medias también contiene lo que ya pegaste.
Qué hacer con la respuesta
La respuesta puede repetir un dato que se te pasó. Léela antes de copiarla al expediente del cliente. Si aparece un nombre o un número que no debías haber enviado, no reenvíes ese chat y avisa a quien corresponda en la gestoría.
Una herramienta en el PC
Seudonima es una app de Windows para gestorías. Se pone entre Claude Desktop y Anthropic. Detecta los datos personales en tu PC y los cambia por tokens antes de enviar. El motor funciona solo en tu equipo. Usas tu Claude Teams de siempre. Antes de enviar, ves y decides qué sale. La respuesta vuelve con los datos reales.
Ver Seudonima. La otra guía: Seudonimización y anonimización: qué dicen el RGPD y la AEPD.